DXを業務効率化に活用させる技術とは？導入のメリットや注意点を紹介

「DX」とは「デジタルトランスフォーメーション（Digital Transformation）」の略称です。
“Transformation”が「X-formation」と表記されることから、DXと呼ばれるようになりました。

DXとは、デジタル技術やIT技術を活用して業務を効率化したり、新しい価値やサービスを生み出すことを指します。近年では業界を問わず注目されており、プレスリリース配信サービスのPR TIMESによれば、2021年に配信された企業のプレスリリースで最も多く登場したワードのひとつが「DX」でした。ただし、言葉としては浸透していても、実際に「どう進めればいいのか」「どのように業務効率化につなげるのか」がイメージできていない方も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、DXを推進したいと考えているビジネスパーソン向けに、DXを業務効率化に活用するための技術、導入のメリット、そして注意点までをわかりやすくご紹介します。

なぜDXによって業務効率化ができるのか

DXとは、デジタル技術を使って業務を効率化し、結果としてビジネスの競争力を高めることを指します。では、なぜDXを進めることで業務効率化ができるのでしょうか。

その理由は、大きく分けて次の4つです。

1. 業務スピードが上がる

既存のシステムを一新することで業務スピードを上げることができます。例えば、DXでよくある対応の一つとして、既存のレガシーシステムを新しいシステムやサービスに置き換えるというものがあります。そのほかにもオンプレミスで運用していたサーバーをクラウドに切り替えるなどが挙げられます。こういったレガシーシステムの刷新は刷新自体の工数は大きいものの、一度刷新して新しいシステムを導入すれば大きく業務スピードが上がり、効率化を見込むことができます。

2. データが一元化できる

データを一元管理することで業務効率化を行うことができます。なぜなら、データを一元管理することでほしいデータをすぐに取り出すことができ、探す手間が省くことができるからです。新しいシステムの導入やそれに伴うデータ基盤の構築により、レガシーシステムではあちこちに散らばっていた社内のデータを一元化して管理できるようになります。これにより、社内のレガシーシステムに詳しい人材でなくてもデータを管理したり、データ分析ができるようになるというメリットがあります。

3. データの分析が迅速かつ正確に行える

データの分析の業務効率化にもつながります。デジタルとリアルを切り離して考えることが難しいほどデジタルが日常生活に浸透した現代では、サービスのユーザーのデジタル上のデータを分析して示唆出しをすることは非常に重要です。データを一元化することによってデータベース間の連携などを考慮する必要がなくなり、データの分析が迅速かつ正確に行えるようになり、業務効率化やビジネス上の競争力強化につながります。

4. 組織の構造や業務の見直しができる

システムを刷新すると、「不要となる業務」と「新たに必要となる業務」が明確になります。
たとえば、新しいシステムを導入して業務スピードを向上させたり、データを一元管理できるようにすると、従来必要だった作業が不要になる場合があります。具体的には、サーバーをクラウドへ移行した場合、オンプレミスサーバーの保守を担当していた人員は不要になる可能性があります。また、社内のデータベースを統合し、シンプルに管理することで、データ管理に必要な人員も削減できます。

一方で、クラウドに精通した人材が新たに必要となるなど、業務内容や役割が変化することもあります。こうした変化に合わせて組織構造を見直し、DXに適したシンプルで効率的な体制へ移行することが可能です。

DXを業務効率化に活用させる技術

DXを業務効率化に活用させる技術は、主に以下の4つがあります。

①AI

AIとは、一般的に「人工知能」を指し、英語の Artificial Intelligence の略です。
従来のコンピュータ技術は、人間が入力（プログラム）した指示に基づき、あらかじめ決められた出力を返すことが基本でした。これに対し、AIは出力結果をもとに自ら入力を修正し、学習を繰り返すことができる点が大きな特徴です。たとえば、チャットボットによる顧客対応や画像解析技術を用いた商品の分類・品質検査など、さまざまな分野でAI技術が活用されています。

②IoT

IoTとは「Internet of Things（モノのインターネット）」の略で、「モノ」をインターネットにつなげて活用する技術を指します。身近な例としては、自動で掃除を行うロボット掃除機や音声操作が可能なスマートスピーカーなどが挙げられます。企業の現場では、物流倉庫におけるロジスティクス課題を解決する配送ロボットや工場の生産工程をネットワークでつなぐ「スマートファクトリー」などにIoT技術が活用されています。

③RPA

RPAとは、人間が行う定型的な作業をソフトウェアロボットが自動で代行する技術のことで、「Robotic Process Automation」の略です。例えば、あるファイルをダウンロードして別のクラウドサービスにアップロードし、その後資料に添付するといった一連の作業を、RPAの操作画面で設定しておけば、ロボットが自動で実行してくれます。
これにより、日常的な定常作業や雑務にかかる工数を大幅に削減し、人間がより本質的な業務に集中できるようになります。

④クラウドサービス

クラウドとは、インターネット上のコンピュータ資源（リソース）を指します。クラウドサービスは、これらのリソースをオンライン上で一元管理できるため、オンプレミス環境（自社設置のサーバー）や個別のソフトウェアインストールが不要になります。
代表的な例として、Googleが提供する「Google Workspace」やMicrosoftが提供する「Microsoft 365」があります。いずれもクラウド上から多様なサービスを利用でき、常時インターネット接続されているため、複数人で同じファイルをリアルタイムに共同編集することも可能です。

DX導入による業務効率化のメリット

DX導入による業務効率化のメリットは、以下のようなものがあります。

長時間労働の回避

これまで述べてきたように、DXによって不要な業務が削減されます。例えば、これまで手動で行っていたデータ入力などの事務作業を自動化することが可能です。
このように不要な作業が減ることで、人間はより本質的な業務に集中できるようになり、その結果として「タスクに追われて長時間労働をする」という状況を常態化させずに済みます。

ミスの削減

DXによる業務効率化は、同時に作業の正確性向上にもつながります。単純な定期作業は人間が行うとどうしてもミスが発生しやすいですが、RPAを活用すれば、初期設定が正しければ基本的にミスなく作業を実行できます。また、データをシンプルに一元管理できれば、分析時の作業工程も削減され、その分ミスの発生可能性も低下します。このように、DXの推進とRPA・AIへの業務移行によって、ミス削減を実現できます。

テレワーク環境の整備

オンライン会議ツールを導入してリモート会議をスムーズに行えるようにすることも、DXの一環です。さらに、チャットツールやクラウド型の業務管理ツールなどを整備することで、組織全体の働きやすさが向上し、働き方改革の推進にもつながります。
特にコロナ禍以降、テレワークを希望する社員は増えており、テレワーク環境の整備は採用競争力の向上にも寄与します。

DXによる業務効率化の事例

ここでは、DXによる業務効率化の事例を紹介します。

日立製作所の例

日立製作所では、IoTを活用したDXを推進しています。具体的には、製造現場にIoTを導入して多様なデータを収集し、それらを一元管理・分析することで、さらなる業務効率化を実現しています。

※引用1
※参考1

エルアンドエーの事例

クリーニングチェーンのエルアンドエーでは、画像解析AIを活用した衣類の自動判別機能を開発しました。これにより、クリーニング対象の衣類を瞬時に識別し、料金を自動で算出できるようになりました。このDXの取り組みにより、現場社員の作業工数は大幅に削減され、将来的には無人店舗の開設も視野に入れています。

※引用2
※参考2

DXを導入する際の注意点

DXは業務効率化によって競争力を確保したり採用競争力を高めることができる魅力的な手段ですが、決して簡単なものではありません。具体的には、以下のような課題があります。

人材が不足している

DXを適切に推進するためには、ゴールを設定でき、ビジネスリテラシーも技術リテラシーも高い高度なプロジェクトマネジメント人材が必要です。こうした人材なくしてDXを進めようとすると全体像を把握したり適切に関係各所とコミュニケーションをとることができずに失敗に終わってしまうケースもあります。

コストがかかる

DXは、既存のシステムを刷新して新しいシステムやサービスを導入する、という形式になることがほとんどです。このため、多大なる工数がかかる上、システムやサービスの導入費用もかさんでしまい、キャッシュに余裕がない企業だと進めづらいというデメリットがあります。

既存システムが複雑である

既存システムが複雑すぎて誰も全体像を把握できておらず、DXの要件定義をすることが難しいというのもよくあるケースです。こういった場合にはレガシーシステムにも新しいシステムにも詳しいDX人材が必要になってくるでしょう。

まとめ

最新技術を活用したDXを進めることで、業務効率化が促進され、社員はより本質的な仕事に集中できるようになります。その結果、無駄な長時間労働を減らすことも可能です。
このようにDXには大きな可能性がありますが、一方で注意点として、DX人材が不足している場合は思うような成果が出ないことも少なくありません。

そこでおすすめなのが、顧問人材の活用です。各企業で豊富な経験を積んできたDXのプロフェッショナルを顧問として迎えることで、コストを抑えつつ短期間で自社にDXのノウハウを取り入れることができます。ビズブリッジでは、さまざまな分野の顧問紹介サービスを掲載していますので、ぜひ一度ご覧ください。

引用・参考URL

・引用1：HITACHI-imspire the Next-
・引用2：エルアンドエー
・参考1：日立工場IoTシステム(DSC/IoT)概要
・参考2：なぜ地方のクリーニング屋で機械学習？　「無人店舗作りたい」 たった1人、独学でAI作る副社長の挑戦