IT導入に必要なこととは？成功のポイントや支援制度を紹介！

近年、IT技術の進化やビッグデータの登場を背景に、企業のIT化が日本全体の課題として取り上げられています。とりわけ課題になっているのが、中小企業のIT導入です。中小企業は大企業と比べて新しい変化を取り入れる金銭的な余裕や時間的な余裕が少なく、IT導入が遅れていると言われています。また、大企業は社員数が多いため少しの非効率な手作業が重大な問題になりますが、人数の少ない中小企業の場合、IT導入をしなくても何とか業務が回ってしまうことから、後回しにされがちな側面もあります。

今回は、社内のIT導入を検討している企業の担当者の方向けに、ITを導入する必要性やIT導入を成功させるためのポイントについて解説します。

なぜITを導入するのか

ITを導入しなくても何とか業務が回っている企業は、IT導入の必要性をどうしても感じにくいことが多いです。まずは、なぜITを導入するのか、その必要性について解説します。

業務の効率が上がる

業務管理ツールを使えば、業務の効率化につながります。経費精算をエクセルや紙で行なっている場合、大量のエクセルファイルの管理にプリントアウト、紙を保存する作業など多岐にわたる業務が発生します。また基本的に人の管理に頼っていることからミスも発生しやすいです。

一方、こうした経費精算処理にITツールを導入すると、ツール上に内訳を記録することで自動的に保存され、申請から承認まで簡単に行うことができるようになります。人事制度も、エクセルや紙で一人一人の給与情報を管理している状態から、ツールに移行することで格段に管理の工数が削減されます。このように、ITを導入することで特にバックオフィス系の業務は大幅に業務効率が改善されることが期待できます。

情報を簡単に共有できる

業務連絡に使うITチャットツール、ファイルを共通管理できるオンラインフォルダなどを活用することで、社員間の情報を簡単に共有できます。例えば、メールであればスレッドを分けてやり取りをする中で、非常に煩雑になって見辛くなってしまいます。

一方で、業務連絡用のITチャットツールを使えば、目的に応じて議論する場所を分けることができ、会話のログを適切に管理することが可能です。また、エクセルで作業ファイルを作成している場合、メールなどで送らないと他の社員は編集できません。一方、オンラインフォルダなどを活用すれば、ファイルを一元管理することができるだけでなく、ファイルそのものの同時編集も可能になります。

このように、ITを導入することで情報を簡単に共有できるようになります。

タスクをまとめて管理できる

ITを使わずにタスクを管理する場合、ホワイトボードへの記載やPCメモへの記載、付箋などの活用が一般的かと思いますが、これらは他の社員と共有するのが難しいです。また、付箋などはなくすリスクも多く、また優先度順に並び替えるのも容易ではありません。

一方で、タスク管理のITツールを活用すれば、個人のタスクをまとめて管理できるだけでなく、チーム全体のタスクなども共有しながら進捗管理をすることができるため、タスク漏れを防止することが可能です。

IT導入を成功させるためには

上記のように、IT導入のメリットは多数あります。しかし、多くの中小企業がIT導入に踏み切れない要因として、「どうやったらうまく導入できるかわからない」という課題感があります。

ここでは、IT導入を成功させるためのポイントについて解説します。

目的をはっきりさせる

まずは、IT導入の目的をはっきりさせるとともに、それを決してぶらさないことが重要です。例えば、社内の労務管理を効率化するために労務管理ツールを導入するということであれば、あくまで「労務管理を効率化する」という目的を決して忘れないことが重要です。いつのまにか「特定の労務管理ツールを導入する」という手段が目的になってしまうと、ツールの導入のために業務フローを変えなければならないといった非効率的なことが生じてしまいます。このようにツールの導入自体が手段になってしまうと、社員のIT導入のモチベーションも大きく低下します。このため、IT導入の目的をはっきりさせて、忘れないように掲げ続けることが何よりも大切です。

現場に即した計画を立てる

IT導入を急ぐあまり、現場を無視した導入計画を立てることは行ってはいけません。現場に即さない導入計画を立てると、現場社員からの反感を招き、IT導入を積極的に推進する文化が根付かないリスクがあります。また、導入を急ぐあまり要件定義が不十分で、導入した後に課題が生じることも多いです。IT導入をする際は、急がずしっかりと要件定義をしたうえで、現場のスケジュールに即した導入計画を立てることが大切です。

ITベンダーと相談を重ねる

ITベンダーは、ツール導入のプロフェッショナルです。しかし、だからといってITベンダーに導入を丸投げするのは適切ではありません。ITベンダーによっては手を抜かれるリスクがあります。また、良心的なITベンダーであっても、現場の課題感がわからない状態で丸投げされてしまったら、本来のパフォーマンスを発揮できません。まずは現場で抱えている課題感をしっかりとまとめてITベンダーと相談を重ね、どうしたら解決できるのかしっかりと議論をしながら進めていくことが何よりも大切です。

IT導入を支援してくれる仕組み

IT導入を成功するポイントを理解しても、実際に自社だけでIT導入を進めることに不安がある企業の方も多いかもしれません。そこで、IT導入を支援してくれる仕組みを紹介します。

支援業者への依頼

IT導入を自社で行うのが難しい場合、支援業者に依頼するというのも一つの手です。IT支援業者とは、IT導入の要件定義のヒアリングから適切なITツールの選定、実際の導入支援やアフターサポートなどを行ってくれる外部企業のことです。自社だけでITツールを導入しようとすると適切なツール選定ができなかったり、導入に失敗して中途半端な状態になってしまうリスクがあるため、導入に自信のない企業にとってはオススメの手段です。ただし、IT支援業者に依頼をする場合、自社で導入する場合と比べて費用がかかってしまうので注意が必要です。

外部からの人材確保

支援業者に依頼した場合のデメリットとしては、費用的な側面の他に、自社の社員にITのノウハウが身につきにくいという点が挙げられます。

そこでオススメなのが、外部から人材を確保する方法です。現在、フリーランスや副業の流行により、フリーランスや副業の優秀なIT人材と短期的に業務委託契約ができるサービスが増えてきています。こうしたIT人材を活用することにより、社外のノウハウを活用しつつも、社内の人材への知識の移管も並行して進めることが可能になります。外部の人材を短期で活用する場合、支援業者に依頼するよりもコストを抑えることもできるため、オススメの手法の一つです。

おすすめの顧問紹介サービス

続いて、おすすめの顧問紹介サービスを紹介します。

HiPro Biz（ハイプロビズ）・HiPro Tech（ハイプロテック）

HiPro Biz（ハイプロビズ）は、人材業界大手のパーソルキャリア株式会社が運営する業界最大級の顧問紹介サービスです。経営ノウハウが豊富だったり、人脈を持っていたりする専門家が登録しています。役員経験者も多く登録しているため、企業の課題を解決することが可能です。また、HiPro Tech（ハイプロテック）は、HiPro Biz（ハイプロビズ）同様にパーソルグループが運営する、フリーランスITエンジニア紹介サービスです。必要なスキルを持ったエンジニア人材と短期間から契約が可能なため、ニーズに応じて適切な人材を適切な期間活用できるというメリットがあります。また、利用に関しても完全成果報酬型であり、エンジニアとの直接契約が可能なため、予算的な余裕がない企業も安心して利用することができます。

レバテックフリーランス

レバテックは、取引者数5000社以上、フリーランスエージェントの業界認知度No.1と、業界最大級のフリーランスエンジニア紹介サービスです。即戦力フリーランスを活用することができるだけでなく、問い合わせから最短当日で打ち合わせまで可能なスピード感が特徴です。さらには、フリーランス採用後も継続的なサポートが受けられるため、外部人材の活用が未経験の企業でも安心して利用することができます。

geechs job

ギークス株式会社が運営するgeechs job（ギークスジョブ）は、ITフリーランスと企業のマッチングを行うサービスです。ギークスジョブの担当者が対面でITフリーランスの志向性やスキルをヒアリングすることで、企業との最適なマッチングを実現できるのが特徴となっています。

まとめ

IT導入は、ITに馴染みのない企業からすると、ハードルが高く感じられるかもしれません。しかし、あらゆるITツールを導入することで、中長期的には確実に社内の業務効率性がアップし、生産性が上がって売上向上のための取り組みに集中できるようになります。経済産業省などが打ち出しているIT導入補助金などを積極的に活用して、IT導入を進めていくべきだといえるでしょう。IT導入を自社内で完遂するのが難しい企業の方にオススメなのが、外部人材の活用です。外部人材を適切に活用することで、IT導入をスムーズに進めつつも、社内にノウハウを蓄積することができるようになります。